Comment remplir une enveloppe-lettre : infos et indications pratiques
Tôt ou tard, cela arrive à tout le monde : il y a une enveloppe papier contenant une communication à envoyer par la poste. Quel que soit le contenu de l’enveloppe, qu’il soit important ou non, pour qu’elle arrive à destination, il faut que le recto et le verso de l’enveloppe soient correctement remplis et que le bon timbre soit apposé sur l’enveloppe-lettre.
Dans cet article, nous expliquons pas à pas et de manière concise mais détaillée quelles données et informations doivent être transcrites sur l’enveloppe-lettre avant de la poster et comment le faire correctement.
Commençons tout de suite.
L’en-tête de l’enveloppe d’une lettre : expéditeur et destinataire
L’en-tête de l’enveloppe d’une lettre est simple.
Les coordonnées de l’expéditeur (la personne qui envoie la lettre) et du destinataire (la personne qui recevra la lettre) doivent être clairement inscrites sur l’enveloppe de la lettre afin que le service postal puisse la distribuer.
Le verso de l’enveloppe (qui doit être fermé et collé) doit comporter les informations relatives à l’expéditeur et le recto celles relatives au destinataire.
L’enveloppe-lettre ainsi remplie est prête à être postée.
Mais voyons de plus près, à l’aide d’exemples pratiques, où et comment ces informations doivent être inscrites.
Remplir une enveloppe-lettre : le verso
Pour remplir une enveloppe-lettre, les données doivent être inscrites sur les deux côtés de l’enveloppe.
Le verso de l’enveloppe est celui qui doit être fermé et scellé, avec le rabat typique à coller. L’adresse de l’expéditeur, c’est-à-dire de la personne qui souhaite envoyer la lettre, doit être inscrite sur la surface du rabat.
Pour compléter l’enveloppe de la lettre, l’adresse de l’expéditeur doit comprendre les éléments suivants
- le nom et le prénom de la personne qui envoie la lettre
- l’adresse du domicile
- le code postal
- Pays et abréviation de la province
L’adresse de l’expéditeur peut être écrite sur une seule ligne horizontale, comme le montre l’image ci-dessous.
Vous pouvez également écrire l’adresse de l’expéditeur sur trois lignes différentes, de haut en bas, comme le montre l’image ci-dessous.
Il est important d’écrire les informations relatives à l’expéditeur sans erreur, et ce pour deux raisons.
Tout d’abord, pour que les destinataires de la lettre puissent la lire et sachent immédiatement qui l’a envoyée et d’où elle vient.
La seconde raison est que si le service postal ne parvient pas à distribuer la lettre au destinataire, il la renverra à l’adresse de l’expéditeur.
Remplir l’enveloppe d’une lettre : le recto
Une fois que le verso de l’enveloppe a été rempli avec les informations de l’expéditeur, il faut inscrire les informations du destinataire.
L’adresse du destinataire doit être inscrite au recto, où le timbre doit également être apposé. Pour remplir correctement une enveloppe-lettre, le recto doit obligatoirement contenir les éléments suivants :
- le timbre-poste (apposé dans le coin supérieur droit)
- Le timbre du courrier prioritaire, s’il y en a un (en haut à gauche)
- L’adresse complète du destinataire (inscrite dans le coin inférieur droit).
L’image ci-dessous montre l’emplacement exact du timbre et de l’adresse du destinataire sur l’enveloppe.
L’adresse du destinataire doit être aussi complète que possible et contenir autant d’informations exactes que possible pour faciliter l’acheminement de la lettre.
C’est pourquoi l’adresse du destinataire peut être plus détaillée et contenir :
- le nom et le prénom du destinataire
- Adresse complète (nom de la rue, numéro de la maison, code postal, nom de la localité, abréviation de la province)
- État dans lequel se trouve le destinataire (s’il est à l’étranger)
- Rubriques et titres
- Indications complémentaires (nom ou numéro du bâtiment, intérieur, escalier)
- Numéro de téléphone
En-tête classique, titres et charges, confidentialité : à qui la lettre est adressée
Lors de la rédaction de l’enveloppe d’une lettre, il est utile d’utiliser correctement les en-têtes, les formules de politesse et les titres à inscrire sur l’enveloppe de la lettre.
Ceux-ci servent à indiquer clairement à qui la lettre est adressée, à le faire de manière appropriée, et à montrer le degré d’officialité et de confidentialité de la correspondance.
En-tête classique
Pour les lettres envoyées à des personnes autres que la famille et les amis, il est bon que l’en-tête précède le nom du destinataire. En effet, nous nous adressons à ces personnes pour des raisons commerciales, professionnelles, juridiques, bureaucratiques, etc.
Examinons quelques exemples pratiques d’en-têtes.
Lorsqu’une entreprise envoie une lettre et s’adresse à l’un de ses clients, elle fait généralement précéder le nom du destinataire des mentions suivantes
- Dear ou Kind (si elle s’adresse à un homme ou à une femme)
- Cher (s’il s’agit d’une entreprise)
Il s’agit de l’en-tête classique qui, à lui seul, peut suffire à “en-tête” (c’est-à-dire à attribuer la propriété de la lettre) au destinataire que nous indiquons dans l’enveloppe.
Cet en-tête standard suffit à indiquer à qui nous envoyons la lettre.
Néanmoins, si nous envoyons la lettre à une personne titrée, il est conseillé d’ajouter le titre ou la fonction professionnelle qu’occupe la personne du destinataire. Surtout si nous nous adressons à elle de manière formelle et professionnelle.
Titres et fonctions du destinataire
En plus de l’en-tête, il est en effet d’usage de préciser le titre détenu par le destinataire, afin de mieux le qualifier.
Si la personne possède plusieurs titres, il est de bon ton de choisir le plus important.
Nous aurons donc, dans l’ordre croissant :
- M. ou Mme
- Dr. (pour Docteur et Doctoresse)
- Notaire, Avocat, Ingénieur, Architecte, Professeur, etc.
- Honorable (si la lettre est adressée à un homme politique)
- Eminence ou Excellence (si la lettre est adressée à une autorité religieuse)
Voici un exemple concret d’indication d’en-tête et de titre :
Cher avocat Marco Rossi
Via Polenta n. 30, 39900
Verceto (TO)
Préciser le degré de confidentialité de la lettre
Si la lettre contient des données sensibles ou des informations confidentielles uniquement pour le destinataire, il est bon de l’indiquer dans la lettre.
En effet, il arrive souvent que la correspondance arrive entre les mains du destinataire par l’intermédiaire d’autres personnes.
C’est pourquoi des formules sont utilisées :
- A l’attention de
- C/O (qui signifie “aux bons soins de”, c’est-à-dire “remis aux bons soins de”).
Ces deux formules indiquent un degré différent de confidentialité de la correspondance.
“À l’attention de” : lorsque la lettre peut être lue par d’autres personnes que le destinataire.
Elle est utilisée pour envoyer une lettre à une personne qui travaille pour une entreprise ou une institution.
La correspondance sera livrée au bureau de l’entreprise et remise au destinataire en interne, par d’autres personnes.
Cette formule est utilisée lorsque le contenu de la lettre n’a pas de caractère personnel et peut donc être lu par d’autres personnes avant ou en dehors du destinataire.
Dans ce cas, le nom du destinataire apparaît avant le sien :
- Chère société Fortunati S.p.a.
- A l’attention de l’avocat Mario Rossi
- Via Dei Prati 32, Trapani
- CODE POSTAL 32000
- Bâtiment E
- Intérieur 4C
“C/O” : lorsque la lettre ne peut être lue que par le destinataire.
Cette formule est utilisée pour envoyer une lettre à une entreprise ou à un organisme dans lequel le destinataire travaille ou à une résidence privée où il réside, mais sans adresse privée spécifique ou adresse à son nom. Si la nature de la lettre est strictement personnelle et que l’on souhaite qu’elle ne soit lue que par le destinataire, on utilise “C/O” pour le spécifier formellement.
Même si la lettre sera reçue et traitée par d’autres personnes, la mention “C/O” indique que seul le destinataire est autorisé à ouvrir et à lire l’enveloppe. La remise de l’enveloppe non ouverte se fera par la personne indiquée immédiatement après le “C/O”.
Dans ce cas, parmi les données relatives au destinataire, nous écrirons ainsi :
- Cher avocat Mario Rossi
- C/O Ditta Fortunati S.p.a.
- Via Dei Prati 32, Trapani
- CODE POSTAL 32000
- Bâtiment C
- Intérieur 4C
Strictement confidentiel
Si l’enveloppe de la lettre contient des informations très personnelles ou sensibles, vous pouvez écrire, dans le coin inférieur droit, sous l’adresse du destinataire, l’abréviation “strictement confidentiel” ou “personnel”.
Cette abréviation indiquera clairement à toute personne manipulant la lettre qu’elle est confidentielle et qu’elle ne doit pas être ouverte ou modifiée avant d’avoir été remise au destinataire.
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